El crecimiento de una compañía trae consigo nuevos desafíos para la gestión de su talento.
Para organizaciones con operaciones distribuidas, múltiples turnos y miles de colaboradores, contar con información precisa sobre asistencia, jornadas y horas trabajadas se vuelve fundamental para garantizar procesos de nómina eficientes y una adecuada administración del personal.
En este contexto, GeoVictoria, plataforma especializada en gestión y control de asistencia, se convirtió en un aliado estratégico para OXXO Colombia, acompañando la expansión de la compañía y la transformación de procesos que anteriormente dependían de planillas manuales y archivos de Excel.
Cuando OXXO Colombia inició este proceso, hace aproximadamente dos años, contaba con cerca de 250 tiendas. Actualmente, la compañía supera las 600 tiendas a nivel nacional y cuenta con más de 5.000 colaboradores, haciendo necesario contar con una solución tecnológica capaz de acompañar el crecimiento de la operación.
“Antes teníamos un manejo demasiado manual de todo el proceso de nómina, con planillas y Excel para hacer los cálculos. No teníamos trazabilidad ni tampoco una herramienta que nos permitiera tener un tipo de escalabilidad”, explica Fernando Arroyo, Especialista de Proyectos de Recursos Humanos de OXXO Colombia.
GeoVictoria: tecnología para una optimización más eficiente de la nómina
Uno de los principales cambios generados por la implementación de GeoVictoria ha sido la posibilidad de contar con mayor trazabilidad sobre los tiempos registrados por los colaboradores desde las tiendas.
La información generada a partir de las marcaciones permite reducir reprocesos y facilita la gestión de los equipos de administración de personal y nómina. Como resultado, OXXO Colombia reporta una reducción aproximada del 40% en los tiempos de procesamiento de nómina.
A su vez, la compañía ha registrado una disminución cercana al 20% en las solicitudes y quejas de los colaboradores, reflejada en la cantidad de casos asociados a estos procesos.
Para Valeria Díaz, Country Manager de GeoVictoria Colombia, la experiencia de OXXO demuestra el papel que puede jugar la tecnología en organizaciones que están atravesando procesos acelerados de expansión.
“Cuando una compañía crece a la velocidad que lo ha hecho OXXO Colombia, los procesos de gestión de personas necesitan evolucionar al mismo ritmo. La tecnología permite pasar de una gestión basada en registros manuales a una operación con información trazable, visible y confiable para todos. Esto no solo contribuye a reducir las solicitudes y quejas de los colaboradores, sino que también les permite a los equipos de Recursos Humanos y a los líderes de operación dedicar más tiempo a gestionar las condiciones laborales y el bienestar de sus equipos”.
La conexión de las tiendas a través de la tecnología también ha contribuido a fortalecer la confianza de los colaboradores, al facilitar una gestión más precisa y trazable del tiempo trabajado y de conceptos asociados, como recargos y horas extras. Contar con información centralizada permite mejorar el seguimiento de estos procesos y brindar mayor transparencia en la liquidación de los pagos.
“Tenemos colaboradores que están más comprometidos con su trabajo, que saben que los recargos se van a pagar correctamente. Ha sido un proceso transformacional y genera muchísima confianza en todos los niveles”, señala Arroyo.
Una herramienta que conecta la operación de las tiendas con Recursos Humanos
El impacto de GeoVictoria no se limita a los procesos administrativos. En las tiendas, la solución también transformó la manera en que los líderes gestionan los horarios y hacen seguimiento a los turnos.
Antes de utilizar la plataforma, la programación se realizaba manualmente y los líderes necesitaban permanecer físicamente en las tiendas para verificar el cumplimiento de los horarios.
Con GeoVictoria, los responsables pueden consultar en tiempo real quién está en turno y realizar seguimiento a las marcaciones, incluso cuando no se encuentran presencialmente en el punto de venta.
“Antes, como líder de tienda, programaba mis horarios manualmente. El líder tenía que estar sí o sí en la tienda verificando que el personal cumpliera su turno”, explica Diana Mayerli Tibagán Arias, líder de tienda de OXXO Colombia.
