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Ciudadanos, empresas, gremios y entidades públicas, en cualquier parte del país, deben sumarse cuanto antes a la adopción y utilización de la firma electrónica con todos los requerimientos legales. Este mecanismo les permite firmar documentos para contratación, facturas, órdenes de compra, consentimientos, reclamaciones, solicitudes, pagarés, renuncias, compraventas, comunicaciones, alquileres, autorías, entregas, recepciones, peticiones, entre otros.
“Después del primer año de pandemia, el mundo cambió, y las empresas entendieron el valor de simplificar los procesos y agilizar los trámites para ganar eficiencia en cada proceso”, explica Antonio Cabrera, CEO de Viafirma, empresa de desarrollo de software especializada en servicios digitales, quien además destaca que el principal propósito de la firma electrónica es agilizar los procesos y cerrar acuerdos con mayor rapidez.
Según la legislación colombiana a través del Decreto 1747 de 2000, que reguló parcialmente la Ley 527 de 1999, esta firma cuenta con la misma vigencia, efectos, autenticidad e integridad que la firma manuscrita, motivo por el que se hace necesario, corresponder a la agilidad requerida en la era de la reactivación para todo tipo de trámites.
Existen características económicas, ambientales y operativas que aquellas personas naturales y empresas interesadas en firmar electrónicamente deben tener en cuenta:
– La firma electrónica disminuye el consumo de papel en las empresas y el almacenamiento de datos en espacio físico, aportando significativamente a la gestión documental.
– También se mide por el ahorro en tiempo y recursos que trae para las compañías, al evitar desplazamientos en materia de movilidad y personal.
– Implementar la firma electrónica trae un beneficio directo para el medio ambiente, pues se calcula que un trabajador puede usar hasta 10.000 hojas de papel al año, de las que se desperdicia más del 50 %.
– Se estima que una empresa que imprime 100 hojas al día, con la firma electrónica ahorraría en el año una media de USD$760 y 970 horas de KW de energía eléctrica.
– La firma electrónica puede hacerse presencial o virtual desde cualquier navegador y sistema operativo como: iOS, Android o Windows. Puede hacerla cuando quiera, donde quiera y desde cualquier dispositivo.
– Puede utilizarse en empresas, oficinas, kioscos, tiendas, mostradores, salas de espera, ferias, puntos de entrega y en el domicilio (vivienda) para cualquier proceso de compra, contratación de bienes o servicios, y desde cualquier dispositivo.
– La legalidad de una firma depende de la normativa vigente en cada país. En Colombia, son legales los dos tipos: firma digital y firma electrónica, no obstante, tienen consecuencias jurídicas diferentes.
