Totto, marca experto en la comercialización de mochilas, maletas y accesorios con presencia en 52 países, transformó su modelo de gestión documental y cumplimiento digital para fortalecer una operación que procesa cientos de miles de transacciones mensuales en múltiples mercados.
Como resultado, la compañía ha logrado reducir riesgos fiscales, automatizar procesos críticos y robustecer la capacidad operativa que acompaña su crecimiento internacional.
La iniciativa respondió a la necesidad de asegurar el cumplimiento de las disposiciones de la DIAN, garantizando el control, la trazabilidad y la correcta gestión de los documentos electrónicos en un entorno de creciente complejidad regulatoria.
La implementación de esta tecnología fortaleció el cumplimiento fiscal como un componente estratégico del negocio, reduciendo riesgos, automatizando procesos críticos y proporcionando la capacidad de escalar las operaciones con mayor seguridad, eficiencia y transparencia. De esta manera, el cumplimiento normativo dejó de ser únicamente una obligación regulatoria para convertirse en un habilitador del crecimiento sostenible.
Prueba de ello es que 82% de las empresas a nivel global prevé incrementar su inversión en tecnología para fortalecer sus actividades de cumplimiento normativo, según el Global Compliance Study 2025, de PwC. Este impulso responde a los beneficios tangibles que ya están observando las organizaciones, como una mayor visibilidad de los riesgos y de las actividades de gestión de cumplimiento (64%), una identificación y respuesta más rápida ante incidentes (53%), la generación de informes más completos y de mayor calidad (48%), así como mejoras en la productividad, la eficiencia operativa y el ahorro de costos (43%).
El desafío de operar a gran escala
Uno de los principales desafíos que enfrentaba Totto estaba relacionado con la complejidad inherente a su escala operativa. La compañía gestiona una red internacional de negocios con cerca de 250 puntos de venta, además de un ecosistema integrado por proveedores, franquicias y múltiples mercados, lo que incrementa significativamente las exigencias en materia de control, trazabilidad y cumplimiento normativo.
Esta complejidad se traduce también en una alta intensidad transaccional, que ejerce presión constante sobre los procesos internos. Solo en Colombia, la empresa recibe entre 3,000 y 3,500 facturas de proveedores cada mes y procesa alrededor de 300,000 facturas mensuales a través de sus distintos canales de venta. Este volumen no solo implica una carga administrativa considerable, sino también la necesidad de gestionar grandes flujos de información con precisión, consistencia y en tiempos reducidos.
“Operar a esta escala implicaba gestionar una complejidad creciente en múltiples frentes, desde la coordinación de nuestra red comercial hasta el cumplimiento de requisitos regulatorios cada vez más exigentes, todo mientras el volumen de transacciones seguía aumentando de manera exponencial”, señaló Patricia Bustos, Coordinadora de Cuentas por Pagar en Totto.
Por otro lado, una parte relevante de las actividades de emisión, recepción y administración documental se realizaba de manera manual. Esta dependencia incrementaba la carga operativa y elevaba el riesgo de errores humanos, al tiempo que limitaba la trazabilidad de la información a lo largo de los distintos procesos. A ello se sumaba la necesidad crítica de asegurar el cumplimiento oportuno de los requerimientos regulatorios establecidos por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
Totto fortalece su compliance digital con un ecosistema para operaciones complejas
Para enfrentar estos retos, Totto implementó junto con ESTELA, proveedor de factura electrónica y cumplimiento digital, una estrategia orientada al fortalecimiento del compliance digital, integrando capacidades de facturación electrónica, recepción electrónica de documentos, gestión de documentos electrónicos, automatización de procesos, reportería y trazabilidad documental, integración tecnológica mediante APIs con Microsoft Dynamics, además del uso de inteligencia artificial aplicada a procesos documentales.
En palabras de Joly Anillo, Lideresa de ESTELA en Colombia, “el principal objetivo no era únicamente digitalizar documentos, sino orquestar un ecosistema transaccional capaz de responder en tiempo real a las operaciones de alta complejidad de Totto, garantizando al mismo tiempo control, trazabilidad y cumplimiento normativo a lo largo de toda la cadena de procesos”.
Asimismo, la directiva añadió que “la clave del proyecto con Totto fue integrar capacidades de automatización y cumplimiento dentro del flujo natural del negocio, eliminando fricciones entre sistemas y reduciendo la dependencia de procesos manuales que históricamente generaban riesgos operativos y fiscales”.
Control, eficiencia y visibilidad en la transformación digital de Totto
Como resultado, Totto logró reducir de manera significativa los riesgos fiscales y operativos asociados a la gestión documental, al tiempo que disminuyó la dependencia de tareas manuales y los reprocesos derivados de la operación. Esto permitió fortalecer el control sobre la recepción y emisión de documentos electrónicos, además de mejorar la consistencia y confiabilidad de la información en cada etapa del proceso.
Asimismo, la compañía obtuvo visibilidad en tiempo real sobre el estado de sus operaciones documentales, lo que facilitó una toma de decisiones más ágil y basada en datos. La integración entre sistemas empresariales se volvió más fluida, permitiendo que los distintos flujos de información operaran de forma coordinada y con menor fricción operativa.
Para Patricia Bustos de Totto, “ESTELA nos da reportes con los que podemos garantizar que la empresa está cubierta de riesgos fiscales y también de pagos a proveedores por no haber hecho los eventos a tiempo. Entonces se cubre toda la operación”.
Uno de los elementos más relevantes del caso es que la evolución tecnológica permitió acompañar escenarios de alta demanda comercial, como temporadas de regreso a clases, campañas promocionales y picos operativos, manteniendo continuidad y capacidad de respuesta.
Más allá de una implementación tecnológica puntual, la experiencia de Totto demuestra que el cumplimiento normativo puede convertirse en un habilitador clave de la operación, capaz de impulsar la eficiencia, fortalecer la trazabilidad y sostener el crecimiento continuo del negocio.
“Cuando el cumplimiento digital se integra de forma nativa a la operación, se transforma en una ventaja competitiva que habilita mayor agilidad, control y capacidad de crecimiento en las organizaciones”, señaló la líder de ESTELA en Colombia, subrayando que la verdadera transformación ocurre cuando la regulación se convierte en parte activa del desempeño empresarial y no solo en un requisito a cumplir.
