Las recomendaciones de AEI Spaces para asumir la nueva presencialidad

Las cartas en Colombia y el mundo, están echadas. Pese a la acelerada propagación de la variante de Covid Omicron, las realidades económicas y sociales continúan empujando a los países y sus comunidades hacia una, aparentemente, irreversible nueva presencialidad, tras dos años de una despiadada pandemia.

Por ello, la compañía colombina AEI Spaces, con más de 25 años de trayectoria en el diseño y desarrollo de espacios de trabajo y convivencia social, educativa y académica, plantea importantes recomendaciones para este 2022, en lo referente a como manejar la presencialidad en las circunstancias actuales.

Y en medio de cautelosas políticas de retorno a las oficinas, pero de un decidido regreso a la escolaridad presencial 100%, así como estrictas exigencias de los esquemas de vacunación para quienes atienden relación directa con clientes en los establecimientos con actividades y servicios abiertos al público, es evidente qué para todo tipo de organizaciones, este momento de transición es una oportunidad única para iniciar el viaje hacia la tan anhelada normalidad.

“Lo primero que identificamos son los cambios culturales para diseñar y reunimos a un equipo multifuncional que incluye instalaciones, diseño, TI, recursos humanos y comunicaciones, así como gestión del cambio con el fin de crear nuevos espacios y experiencias”, señala Víctor Caicedo, Socio-Director de AEI Spaces.

CINCO RECOMENDACIONES CLAVE

Para armonizar el inicio de esta nueva presencialidad, AEI Spaces plantea cinco puntos clave que se deben tener en cuenta para un retorno exitoso:

ESPACIOS DE CONFIANZA. Tener en cuenta que los espacios deben generar confianza. Deben ser tan atractivos que cambien la percepción de “tengo que ir a la oficina” a “quiero/necesito ir a la oficina”.

TIEMPOS Y CAMBIOS EN LA MOVILIDAD. Tener en cuenta que el tiempo de transporte y modos de transporte, deben ser facilitadores en la percepción de como los espacios de trabajo se acoplan a la vida y a la ciudad que cada uno tiene como propia. De allí parten varias estrategias sobre centralidades que ahora buscan estar en varios puntos estratégicos de la ciudad. Puede que ahora corresponda hablar de varias sedes de una misma oficina que permitan acortar los tiempos de transporte. Particularmente en Bogotá, con las nuevas medidas de restricción vehicular y el retorno de las rutas escolares, es evidente que el factor movilidad tendrá una fuerte incidencia en el retorno a la presencialidad.

OBJETIVOS REALES. Tener claros cuales son los objetivos reales como organización para volver. No podemos llegar a la misma oficina que dejamos atrás hace casi dos años. Ya que aprendimos que ahora somos organizaciones enfocadas a los resultados. De esta forma, los objetivos espaciales de las nuevas centralidades de trabajo deben migrar a generar experiencias y crear comunidad.

EXPERIENCIAS FLEXIBLES. En este retorno se debe cambiar la mentalidad que hay que regresar al espacio de oficina a estar de nuevo ocho horas sentado en un mismo puesto. Ahora las oficinas deben convertirse en centros de experiencias, hubs donde se trabajará de forma colaborativa, espacios donde se tendrán reuniones mixtas más fluidas, centros de desconexión y concentración, como también espacios de conexión y socialización. La soledad no puede ser la siguiente pandemia. Cambiamos, crecimos y aprendimos de este tiempo en casa. Regresar implica también que nuestros nuevos espacios crezcan, cambien y aprendan como nosotros.

REPLANTEAR LOS ESPACIOS. Sin desconocer las nuevas y múltiples formas de hacer espacios, debemos ser rigurosos con la forma en la que los planeamos. No somos los mismos después de esta pandemia, por lo cual, nuestros espacios no pueden seguir iguales. Recuperemos nuestras reuniones presenciales, rompamos la barrera de las pantallas que nos rodean. No podemos permitir que esta pandemia deje en nosotros lo peor de ella y debemos sacar lo mejor de este tiempo juntos.